Als wir anfangs der Covid-Pandemie irgendwann ganz ins Homeoffice gingen, entstand bei mir das Bedürfnis, nebst dem wöchentlichen Teammeeting auch einmal pro Woche eine kurze schriftliche Info darüber zu erhalten, woran die Teammitglieder momentan schwerpunktmässig arbeiten.
Vermutlich kommt es dabei auch etwas auf die Grösse der Organisation an, über die Sie die Übersicht haben wollen oder haben müssen. Und dann kommt es wohl auch darauf an, wie komplex die üblichen Arbeiten Ihrer Angestellten sind, wie oft sie Arbeitsresultate sehen (können) und wie selbständig sie arbeiten.
Der Umfang und die Regelmässigkeit eines solchen schriftlichen Reports hängt von all diesen Faktoren, sprich: von Ihren Bedürfnissen ab. Wie häufig haben Sie sonst Sitzungen? Sind Sie Vorgesetzte von sieben Mitarbeitenden oder sind es eher 30? Sehen Sie jeden Abend die neusten Ergebnisse z.B. in Form von Anrufstatistiken im Call Center oder benötigt die Erarbeitung eines Konzepts einer Mitarbeiterin mehrere Wochen schon nur bis zum ersten Meilenstein?
Für mich hat sich ein ganz kurzer Report als nützlich herausgestellt. Eine einfache Mail, einmal pro Woche, mit 5-7 Bulletpoints der wichtigsten Aufgaben.
Daraus konnte ich jeweils ganz gut ablesen, wo die Leute stehen. Wenn ich etwas nicht verstand, hatte ich die Möglichkeit, ohne sie gross zu stören einfach kurz zurückzufragen. Und die Mitarbeitenden konnten den Report erstellen, wann sie wollten. Sie brauchten sich keine halbe Stunde für ein Bila mit mir zu reservieren. Und ich auch nicht. Bei rund 20 direkt rapportierenden Mitarbeitenden war der Punkt nicht ganz unwesentlich.
Gleichzeitig mussten die Mitarbeitenden sich mindestens einmal die Woche die Frage stellen, ob die Woche so lief, wie sie sich das vorgestellt haben – und ich mir dann jeweils auch.
Grad in Situationen von überwiegendem Homeoffice haben Sie damit auch eine – allerdings absolut minimale – Mindest-Kontaktmöglichkeit. Die Mail mit dem Report ist also immer auch eine einfache Kontaktmöglichkeit (Sie müssen dazu aber kurz antworten).
Wenn die Leute in einem Team stark zusammenarbeiten und es eigentlich gar keine richtig auseinanderhaltbaren Arbeitsresultate gibt, dann können Sie den Report auch einfach von der Teamleaderin verlangen – wie sie dann das handhabt mit ihrem Team ist wieder ihr überlassen.
Natürlich ersetzt dieses Minimalreporting keine Gespräche, keine Meetings und es nimmt Ihnen auch nicht die Arbeit ab, Arbeitsresultate Ihrer Mitarbeitenden anzuschauen – das ist korrekt. Aber – und manchmal gehört das offen gesagt auch dazu – diese Reports sind zuletzt auch eine kleine Kontrolle, die sie als Leiter eines Teams – bei allem Vertrauen, aller Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden und allen Freiheiten – selbstverständlich auch zu verantworten haben.
Fazit zum Mitnehmen:
- Wenn Sie das Bedürfnis haben, lassen Sie sich einmal pro Woche oder alle zwei oder drei Wochen einen kleinen Arbeitsreport von jeder direkt Ihnen rapportierenden Person zustellen.
- Kadenz und Umfang hängen von ihren Bedürfnissen ab.
Blog von Nils Güggi 