«Oft ist es besser, kurz das Telefon in die Finger zu nehmen und anzurufen, statt immer hin- und her zu mailen.»
Ja, diesem Satz kann ich nur zustimmen – mal davon abgesehen, dass immer weniger Leute zum Telefonieren effektiv buchstäblich «das Telefon in die Finger nehmen» müssen, weil grad im Büroumfeld mit Skype und Co. normale Telefone als Apparate am Aussterben sind.
Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert – mir jedenfalls, wenn ich ehrlich bin, schon mehr als mir lieb ist. Da schreibt man einander per Mail oder Chat und irgendwann realisiert man, dass das ein Hin und Her ist, das wirklich nicht mehr produktiv ist. Und wenn ich mir die Sache dann im Nachhinein habe Revue passieren lassen, habe ich rasch gemerkt, dass so ein E-Mail-Verlauf eigentlich vorauszusehen war.
Nur: Wann genau ist das nun der Fall, dass man vielleicht besser telefonieren würde? Denn immer gleich zu telefonieren ist ja auch nicht sinnvoll oder kann als invasiv empfunden werden. Ihre Ansprechpartner möchten vielleicht konzentriert arbeiten, haben grad schlechte Laune, sind in einer Sitzung oder haben schlicht keine Zeit.
Wirklich dringende Sachen, die nicht warten können, eignen sich im Homeoffice sicher grundsätzlich mal fürs Telefon. Und wenn Sie die Person nicht erreichen, ist meist eine Form der Textnachricht (Chat, SMS etc.) praktischer für Ihre Zielperson als eine Combox-Nachricht (ich persönlich hasse Combox-Nachrichten), weil letztere etwa in Sitzungen nicht abgehört werden kann.
Für sehr persönliche Themen ist das Telefon meist auch besser geeignet als eine textbasierte Kommunikation. Beim Telefon haben Sie immerhin den Vorteil, dass Zwischentöne hörbar werden und damit bleibt weniger Raum für Missverständnisse und die Chancen, sich wirklich richtig zu verstehen, steigen.
Das Gleiche gilt generell wohl auch für Personalthemen, die Sie bilateral besprechen sollten oder müssen. Egal, ob Sie das Gespräch suchen oder Ihre Mitarbeitenden, sowas geht im Homeoffice nur mündlich.
Generell gilt wohl auch, dass wenn Ihre Mitarbeitenden es verlangen, mit Ihnen telefonieren zu können, dann sollten Sie den Wunsch respektieren. Vielleicht können Sie eine telefonische Besprechung vereinbaren, wenn Sie oder Ihre Mitarbeitende noch Vorbereitungszeit benötigen und sonst einfach anrufen. Das Ausweichen auf textbasierte Kommunikation ist hier normalerweise nicht zu empfehlen.
Oft kommt es auch etwas darauf an, wie ihr Gegenüber tickt. Genauso wie es Menschen gibt, die ungerne chatten, gibt es auch Menschen, die gar nicht gerne telefonieren. Dann bleibt vielleicht ein Chat oder auch ein persönliches Gespräch an den Tagen, an dem Sie im Büro sind. In Pandemie-Zeiten wird es wohl beim Chat oder Telefon (oder dann Videotelefeonie) bleiben müssen.
Aufpassen muss man beim Telefonieren an sich nur, sich nicht ablenken zu lassen und sich im Palaver zu verlieren. Anderseits kommt das im Homeoffice ja eh meist zu kurz und sollte gezielt gefördert werden (s. Kapitel «Digital Nähe schaffen). Insofern hat selbst das Palaver vielleicht mal seine positiven Seiten. Und im Büro kommt das sicherlich noch viel häufiger vor, dass man die Zeit beim Reden vergisst.
Und an sich versteht sich von selbst: Wenn Sie es planen können, dann schaffen Sie die richtige Atmosphäre für ein Telefonat. Heikle Mitarbeitergespräche führen Sie sicher nicht im Zug oder auf dem Perron und auch nicht mit Kindergeschrei im Hintergrund. Und wenn Sie können, führen Sie sie übrigens auch nicht per Telefon, das sollte hier nur zweite Wahl sein. Aber dazu kommen wir in einem späteren Beitrag.
Fazit zum Mitnehmen
- Überlegen Sie sich jeweils kurz, ob ein Thema nicht besser per Telefon besprochen werden sollte.
- Wenn jemand ausdrücklich mit Ihnen telefonieren möchte, dann tun Sie das auch.
Blog von Nils Güggi 