Chats bzw. Instant Messaging, egal, ob Sie dazu die entsprechenden Funktionen bspw. von Skype for Business, Whatsapp (Web) oder Threema (Web) nutzen sind aus Kommunikationsoptik irgendwie ein Zwischending zwischen E-Mail-Schreiben und Telefonieren.
Chats eignen sich im beruflichen Umfeld super, wenn Sie jemanden schon etwas besser kennen. Mit einer gänzlich unbekannten Person würden die meisten von uns jedenfalls keinen Chat starten. Und bei allen Kontakten, die sich aus Beziehungsoptik irgendwo dazwischen befinden, gilt es abzuwägen. Aber vielleicht lacht mich hier die Generation Z mit dieser Einstellung schon aus…
Es ist aber sicherlich unbestritten, dass es Menschen gibt, die mit Chat schlicht und einfach nichts anfangen können. Oft sind das Kolleginnen und Kollegen, die bereits etwas älter sind und weniger an Whatsapp und andere Chats gewohnt sind oder diese eher dem privaten Umfeld zuordnen und finden, zu chatten sei im beruflichen Umfeld nicht angebracht. Fans und Verabscheuer finden sich aber über alle Geschlechter und Alter hinweg, Sie müssen selber herausfinden, was für Sie und Ihre Kollegen passt.
Chats sind für ganz bestimmte Arten von Kommunikationen im Beruf meist gut geeignet. So können sie genutzt werden für weniger formelle Themen. Sie als Sender müssen weniger formell formulieren und als Antwort reicht manchmal auch einfach ein Smiley respektive ein Emoticon (z.B. ein Daumen hoch oder ein Daumen runter). Wenn Sie die Sache aber irgendwie nachvollziehbar machen wollen und dies etwa aus rechtlichen Gründen vielleicht auch in einem anderen System sichern müssen, dann empfiehlt sich wohl eher eine E-Mail oder Sie bestätigen den Chat danach kurz per Mail.
Ganz praktisch sind Chats auch, wenn Sie eine dringende Frage haben und mal kurz schauen wollen, ob die andere Person Zeit hat oder nicht (sprich: ob sie Ihren Chatversuch ignoriert). Das gilt auch für Situationen, wo Sie vielleicht nicht telefonieren können, weil sich in einem Online-Meeting grad eine Frage stellt, die Sie klären müssten oder wenn die andere Person grad in einem Meeting ist und nicht telefonieren, wohl aber chatten kann.
Bei Chats werden zudem tendenziell eher schneller Fragen gestellt und eher schnellere Antworten erwartet. Auch ist es nicht unüblich, auf eine Chatanfrage gar nicht erst zu reagieren, wenn man grad konzentriert an etwas arbeitet. Dann empfiehlt sich aber, dass Sie im Chatsystem irgendwie auf «nicht stören» schalten, sonst ist ihr Status (in Skype z.B. grün und online) eine Einladung, Sie beim Arbeiten zu stören. So ist das Risiko, dass sich Ihr Gegenüber vor den Kopf gestossen fühlt, wenn sie nicht antworten, auch deutlich geringer.
Wenn Sie also die Kommunikation erleichtern möchten, dann ist Chat als Zusatzmöglichkeit einen Versuch wert. Das gilt übrigens auch für Online-Referate, bei denen vielleicht nicht gleich alle 50 Zuhörer gleichzeitig mündlich Fragen stellen können. In einem nebenbei geführten Chat sind sie aber schnell formuliert und können dann zu gegebener Zeit einfach beantwortet werden. Vielleicht gibt es neben der Referentin auch gleich noch jemanden, der im Chat die Fragen zu beantworten versucht oder sie kurz zusammenfasst für die Referentin, damit sie dann antworten kann.
Auch für Pausen können sich Chats zwischendurch gut eignen, vor allem wenn Sie gerne mal eine grössere Gruppe zusammennehmen möchten und eben nicht alle gleichzeitig miteinander plaudern können.
Zum Schluss noch ein Wort zu Smileys oder weiter gefasst zu Emoticons. Auch sie sind in Chats sehr verbreitet und können die Kommunikation bisweilen vereinfachen und erleichtern. Nicht alle gehen aber gleich damit um. Seien Sie als eher ältere Person bitte nicht erstaunt über reine Emoticon-Antworten oder umgekehrt als jüngere Person darüber, wenn jemand nicht so viel damit anfangen kann.
Fazit zum Mitnehmen:
- Setzen Sie für informellere Kommunikation Chats ein.
- Geben Sie aber allen die Möglichkeit Chatversuche unter bestimmten Bedingungen zu ignorieren. Konzentriertes Arbeiten geht im Zweifel vor.
Blog von Nils Güggi 