Seit längerem wird der guten alten E-Mail vorausgesagt, dass sie bald sterben würde und es kam wie es kommen musste: «Totgesagte leben länger».
E-Mails bieten tatsächlich trotz allen Unkenrufen viele Vorteile – auch im Homeoffice. Sie haben die Möglichkeit, Sie zu schreiben, wann Sie wollen, und als Empfänger können Sie Mails lesen, wann Sie wollen. E-Mails ermöglichen also eine einfache Kommunikation unter Abwesenden – Sender und Empfänger müssen nicht gleichzeitig Zeit für einander haben und dazu ein Meeting vereinbaren oder miteinander telefonieren. Beide bzw. alle Kommunikationsparteien haben zudem gleich alles schriftlich festgehalten und hatten zwischendurch trotzdem Zeit, kurz (oder auch länger) in Ruhe darüber nachzudenken.
Denken Sie aber daran, dass eine Mail-Etikette wichtig ist. Am besten einigen Sie sich auf einige Regeln – das dürfte je nach Bedürfnis und Kultur in jeder Organisation etwas anders aussehen.
Ein paar Überlegungen dazu, die hoffentlich für viele Lesenden selbstverständlich sind, erfahrungsgemäss in der Praxis aber häufig falsch gemacht werden:
Versehen Sie Ihre E-Mail mit einem guten, aussagekräftigen Betreff, weil damit für alle schnell klar wird, was Sie wollen und sie schneller Antworten bekommen. Keinen Betreff zu verwenden, einen unglaublich langen oder einen absolut nichtssagenden, sollten Sie wirklich vermeiden.
Sagen Sie kurz und bündig aber ausführlich genug, was sie zu sagen haben. Seitenlange E-Mails sind etwas schwierig. So viel Inhalt gehört meist in ein Attachment.
Versehen Sie Ihre Mails mit einer guten, aussagekräftigen Signatur mit allen nötigen Angaben zu Ihnen. Bei internen E-Mails, bei denen Sie das Gegenüber bestens kennen und umgekehrt, lassen Sie bitte die Signatur weg. Es gehört zu den mühsameren Dingen im administrativen Arbeitsalltag, wenn man in einem internen Mailverlauf den effektiven Inhalt der Mails suchen muss, weil die Signaturen ständig im Weg sind…
Keine Disclaimer: Hören Sie bitte auch damit auf (oder fangen Sie nicht damit an), jede E-Mail mit seitenlangen Disclaimern am Ende anzureichern, die entweder unsinnigerweise darauf hinweisen, dass man doch bitte Papier sparen und diese Mail nicht ausdrucken soll, oder die darauf hinweisen, dass man sie löschen soll, wenn vertrauliches drinsteht und dummerweise dem falschen Empfänger versandt wurden. Beides gehört ins letzte Jahrtausend. Juristisch gesehen bringen Disclaimer eh meistens nichts. Überlegen Sie sich bitte vorher, was Sie schreiben. Wenn es in eine Mail gehört, dann gut, wenn nicht, dann schreiben Sie keine Mail. Im Übrigen gibt es für sensible Inhalte die Möglichkeit, E-Mail zu verschlüsseln.
Erwarten Sie keine Antwort innerhalb weniger Minuten oder Stunden, auch wenn es schwerfällt. Dafür gibt es andere Kanäle (dazu in einem späteren Blogbeitrag). Meist wird eine Antwort innerhalb von ein bis drei Arbeitstagen sinnvoll sein. Beachten Sie das als Senderin wie auch als Empfängerin.
Zum Schluss noch ein Wort zum CC. Nein, ich werde kein Plädoyer für oder gegen CC halten, das hängt zu individuell mit der Organisations- oder Firmenkultur zusammen. Aber eine Regel muss allen klar sein: Nur wer im «An» bzw. «to» als Empfänger drin ist, muss auf die Mail reagieren, niemals aber jemand, der nur im CC ist.
Wie auch immer Sie es regeln und was auch immer Sie sonst noch gerne regeln möchten: Tun Sie es möglichst explizit, bspw. in einer Mail-Etikette. Für E-Mails gilt zudem: Ob vom Büro aus oder im Homeoffice, die Regeln bleiben dieselben.
Fazit zum Mitnehmen:
- E-Mails können sehr nützlich sein für die Kommunikation vom, zum und im Homeoffice.
- Sorgen Sie dafür, dass eine Mail-Etikette definiert ist und eingehalten wird.
Blog von Nils Güggi 