«Ich habe diese Woche leider so viele Sitzungen, dass ich nicht zum Arbeiten komme und kann deshalb die Frist nicht einhalten.»
Kommt Ihnen das bekannt vor? Haben Sie auch schon mal selber realisiert, dass sie bestimmte Arbeiten, die sie ganz für sich alleine erledigen sollten, einfach nicht erledigen können, weil sie dermassen viele Sitzungen haben, dass sie gar nicht zum Rest kommen? Ich kann Ihnen versprechen oder Sie haben es selber schon festgestellt, daran ändert sich nichts, nur weil Sie im Homeoffice arbeiten und die Sitzungen jetzt überall «Meeting» genannt werden.
Vermutlich sind Sie einig mit mir über ein einige der folgenden Punkte.
Es fängt chronologisch ganz vorne an. Zuerst gibt es vielerorts schlicht zu viele Sitzungen. Gewisse Dinge muss man aber nicht an einer Sitzung besprechen. So ist es beispielsweise manchmal besser, von einem Dokument zuerst einen (groben) Entwurf zu schreiben und den dann jemand anderem zum Überarbeiten zu geben. Zuerst Perfektion erreichen zu wollen, wird viel zu aufwändig sein und zu lange gehen.
Das gemeinsame Erarbeiten des ein und desselben Dokuments in einer Sitzung ist auch selten effizient. Bevor Sie eine Sitzung organisieren wollen, sollten Sie sich daher die Frage stellen, was denn ihr Ziel ist und ob sich das wirklich am besten mit einer Sitzung erreichen lässt.
Einige Sitzungen finden ad hoc statt. Das mag ausnahmsweise mal nötig oder gut sein, aber es hat die Tendenz, die Leute zu unterbrechen und eine saubere Sitzungsvorbereitung ist nicht mehr möglich. Versuchen Sie den Teilnehmerinnen genügend Zeit zu geben, sich auf Sitzungen vorzubereiten.
Bei der Sitzungsvorbereitung durch die Organisatorin sind die Unterschiede bisweilen frappant. Eine schickt Ihnen eine nackte Termineinladung für eine relativ nichtssagende Sitzung. Punkt. Der andere fragt, ob Sie Zeit für eine Sitzung hätten und erklärt kurz, worum es geht. Wenn er dann die Termineinladung schickt, finden Sie darin einen aussagekräftigen Betreff, eine Formulierung des Ziels der Sitzung, eine kurze Traktandenliste und ein Link oder ein Dokument zur Vorbereitung. Die zweite Sitzung dürfte deutlich effizienter und effektiver werden.
Manche Sitzungen mögen vielleicht auch für eine (viel) zu lange Zeitspanne angesetzt sein. Und wenn eine Sitzung für zwei Stunden terminiert ist, dann hat sie leider die Tendenz die ganzen zwei Stunden auszufüllen. Oder man ist schon froh, wenn sie 10 Minuten weniger lang dauert. Grad bei Online-Meetings ist es fast nicht möglich, sich so lange zu konzentrieren. Meiner Erfahrung nach können die meisten Themen in 30-45 Minuten erledigt werden. Und wenn Sie wirklich mehr Zeit benötigen, sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie die Themen nicht besser stückeln würden. Aber ja, ich gebe zu, es mag auch Sitzungen geben, die zwei Stunden oder mehr dauern dürfen. Dann aber bitte mit Pause.
Für viele Sitzungen werden auch deutlich zu viele Leute eingeladen. Denken Sie daran, wenn Sie 15 Leute zu einer Sitzung einladen, die zwei Stunden dauert, dann verbrauchen Sie locker 30 Arbeitsstunden. Das ist mehr als eine halbe Woche! Häufig könnte man viele Themen in kleinerem Kreis behandeln. Und wenn es manchmal doch Sinn macht, viele Leute zusammenzunehmen, dann schauen Sie wenigstens, dass das nur kurz der Fall ist und/oder selten. Machen Sie den Lackmus-Test für sich: Wenn Sie für jede aufgewendete Arbeitsstunde sagen wir mal (vorsichtig geschätzt) 50 Franken bezahlen müssten, würden Sie die Sitzung dann so noch immer durchführen? Für die obige Sitzung wären das Kosten von 1500.-. Und das ist wirklich zurückhaltend geschätzt.
Viele Sitzungen werden nicht gut geführt. Denken Sie daran: Das kann man lernen. Es gibt ein paar Regeln und ein gewisses Mindestniveau an Sitzungsführungskompetenz sollten alle Ihre Mitarbeitenden haben. Und jede Sitzung sollte damit aufhören, dass allen klar ist, was an der Sitzung erreicht wurde und wer was bis wann zu erledigen hat.
Und schliesslich dürfte auch eine gute Nachbereitung sinnvoll sein. Spätestens nach der Sitzung sollten die wichtigsten Entscheidungen und die nächsten Schritte kurz schriftlich zusammengefasst werden. Grad im Homeoffice dürfte das schriftliche Festhalten immer wichtiger werden.
Und ja, Sie haben völlig Recht, dieses Thema ist (fast) völlig unabhängig davon, ob Sie die Sitzung als Online-Meeting durchführen oder als Sitzung vor Ort mit allen Leuten im selben Raum…
Fazit zum Mitnehmen:
- Halten Sie Sitzungen kurz und die Teilnehmerzahl klein.
- Akzeptieren Sie keine Sitzungen ohne Ziel, Agenda und – wenn möglich – Vorbereitung.
- Sorgen Sie dafür, dass Rücksicht genommen wird auf das berechtigte Anliegen sitzungsfreier Zeit – Zeit, in der die Mitarbeitenden konzentriert arbeiten können.
Blog von Nils Güggi 