Ja, tatsächlich, damit eine Sitzung funktioniert und eine Wirkung hat, muss sie nicht zwingend vor Ort mit physischer Präsenz aller Sitzungsteilnehmerinnen stattfinden. Das werden Sie in den letzten zwei Jahren sicherlich festgestellt haben. Natürlich ist es manchmal noch besser, wenn die Sitzungen in der analogen Welt stattfinden können – Zwischentöne visueller und akustischer Art sind oft besser wahrnehmbar. Aber heutzutage wird niemand mehr behaupten können, dass digitale Sitzungen nicht funktionieren. Und manchmal sind digitale Sitzungen sogar effizienter, etwa wenn die Leute nicht mehr reisen müssen, um teilzunehmen, oder man sich dann endlich auf das effektive Sitzungsthema fokussiert und nicht in allerlei anderem verliert. Einzelne weisen auch darauf hin, dass virtuelle Sitzungen meist etwas weniger lang dauern.
Aber eben: Wie überall macht es auch hier die Mischung aus. Alle Sitzungen immer vor Ort machen zu wollen, wird wohl – auch irgendwann nach der Pandemie – häufig nicht sinnvoll sein. Alle Sitzungen rein digital zu machen, vermutlich auch nicht – ausser es herrscht eben grad eine Pandemie (wie heute) und niemand geht mehr ins Büro.
Wenn Sie noch gar nie Sitzungen rein digital durchgeführt haben, dann testen Sie das schleunigst mal aus. Es ist wie mit dem Homeoffice an sich: Es ist kein «Alles oder Nichts». Suchen Sie sich einen Tag aus, an dem einige im Homeoffice sind (oder alle) und führen Sie dann mal eine Sitzung digital durch. Wie alles braucht auch das etwas Übung – sowohl für die Sitzungsleitung wie auch für die Teilnehmenden. Virtuelle Sitzungen haben teilweise ihre eigenen Regeln und Grenzen, das werden Sie rasch feststellen.
Wie auch immer: Wenn Sie Sitzungen rein digital machen, dann machen Sie es bitte richtig digital – mit allem Drum und Dran. Was das heisst?
Seien Sie ein paar Minuten zu früh dran. Das ist wie wenn Sie selber einen Vortrag halten. Wenn Sie etwas früher im Meeting sind, dann sind Sie sicher, dass alles klappt. (Ich gebe zu, das ist persönlich meine grösste Herausforderung.)
Bitte benutzen Sie ein Headset. Die meisten eingebauten Mikrofone bei Computern sind nicht besonders gut und wenn man Sie nicht richtig hört, hört man Ihnen nicht gerne zu. Und auch Sie hören die anderen damit viel besser. Als Headset genügen oft die Kopfhörerkabel mit Mikrofon, die Sie mit Ihrem Smartphone mitgeliefert erhalten haben. Sie können gerne aber auch bessere Computer-Headsets beschaffen.
Ab mehr als drei bis fünf Teilnehmenden sollten sich die Teilnehmer wohl standardmässig zuerst mal stummschalten. Wenn das nicht klappt, haben Sie als Sitzungsleiterin meist die Möglichkeit, die Leute stummzuschalten. Machen Sie das nicht, hören Sie von Tastaturgeklapper, über SBB-Durchsagen bis zu Kindergeschrei alles Mögliche von den anderen, das sie lieber nicht hören möchten.
Nutzen Sie auch den Präsentationsmodus (Screen Sharing), den die meisten Online-Meeting-Tools eh integriert haben. Es ist einfacher, irgendwelchen Ausführungen zu folgen, wenn man das visuell unterstützt. Es gibt wenig, das schlimmer ist, als längere Online-Meetings, ohne je irgendetwas (und seien es nur die Traktanden) einzublenden.
Bauen Sie auch Interaktion ein. Das gilt zwar auch für analoge Sitzungen aber für virtuelle noch viel mehr. Denn Sie haben als Referent ja nicht die Möglichkeit mal rumzulaufen und jemandem vom Abdriften abzuhalten. Führen Sie kleine Umfragen durch oder öffnen Sie das Whiteboard für alle. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihre Meetinglösung bietet und ergänzen Sie sie wenn nötig mit anderen Tools.
Spätestens wenn Sie virtuell ein Referat halten, ist es sicher sinnvoll, dass Ihr Publikum nicht nur Ihre allfällige Präsentation sieht, sondern auch Sie selber beim Referieren beobachten kann. Die meisten Menschen bleiben deutlich konzentrierter bei der Sache, wenn Sie ein Gesicht dazu sehen, das Ihnen die Geschichte präsentiert – und zwar ein echtes, bewegtes. Auch bei gewöhnlichen Online-Meetings sollte zumindest diejenige Person, die grad spricht, ihre Kamera anschalten.
Wenn an der Sitzung Präsentationen gezeigt wurden, Umfragen durchgeführt oder Whiteboards bekritzelt, dann schicken Sie den Leuten danach das Resultat, mindestens in Form von Printshots. Am besten gleich zusammen mit einer kurzen Zusammenfassung der Sitzung. Eine vernünftige Nachbearbeitung macht die meisten Sitzungen gleich viel effektiver.
Fazit zum Mitnehmen:
- Unvorbereitete, unstrukturierte Sitzungen sind ein Graus, egal, ob analog oder digital.
- Virtuelle Sitzungen haben teilweise eigene Regeln und Gesetzmässigkeiten. Passen Sie sich an. Tipps und Tricks dazu finden Sie online haufenweise.
- Nutzen Sie die Funktionen, die Ihnen ihre digitale Meetinglösung bietet.
Blog von Nils Güggi 