Règlement d’utilisation concernant les courriels, Internet et les médias sociaux

Très en vogue, les médias sociaux et en particulier les réseaux sociaux sont utilisés par une large couche de la population. Or ces modes de communication s’invitent également sur le poste de travail. Il est donc opportun pour les entreprises, administrations et organisations de réfléchir sur la façon dont elles entendent gérer l’utilisation croissante de tels canaux. En divers endroits, l’usage de ces derniers est interdit et, à la rigueur, techniquement bloqué. Ailleurs, on estime que les médias sociaux ouvrent aussi des chances à l’entreprise, ou qu’il convient tout au moins de ne pas en interdire totalement l’accès aux collaboratrices et collaborateurs. Le présent document se propose de montrer comment pourrait se présenter un règlement d’utilisation au sein d’une entreprise. A cet égard, je pars du principe qu’il faudrait promouvoir avec bienveillance cette utilisation en entreprise, sans pour autant perdre de vue les risques associés. Et je pars du principe qu’un règlement doit être assez court si on veut qu’il soit lu.

Ce document a été traduit par l’usic et je le publie avec l’accord de l’usic. Les textes explicatifs n’étaient pas traduit, c’est pourquoi ils se trouvent encore en allemand dans le texte. Le texte original en allemand vous trouvez ici.

Remarque préalable au sujet de l’utilisation du présent document: La réglementation présentée ci-après peut, sous réserve de mention de l’auteur être reprise ou copiée et modifiée. Toutes les formulations peuvent être adaptées ou complétées, tant sur le plan linguistique que sur celui du contenu.

Remarque préalable au sujet de la validité vis-à-vis de salariés: Pour qu’un règlement d’utilisation soit juridiquement valable pour les salariés, ces derniers doivent au moins en avoir connaissance; dans l’idéal, ils l’approuvent aussi explicitement (p. ex. à titre de clause du contrat de travail).

Règlement d’utilisation des courriels, d’Internet et des médias sociaux de l’organisation XY

§ 1 – But
Le présent règlement régit, pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’organisation, l’usage des courriels et d’Internet avec des moyens informatiques de l’entreprise. Il règle également de manière générale l’utilisation des médias sociaux. L’enjeu pour l’organisation est d’assurer une structure informatique qui ne soit autant que possible pas surchargée (surtout au niveau de la bande passante du réseau), de garantir la sécurité et la protection des données, et de sauvegarder des intérêts tant financiers (le salarié doit son temps de travail à l’employeur) qu’idéels (p. ex. protection contre des atteintes à la réputation). D’un autre côté entre également en jeu l’intérêt des collaboratrices et collaborateurs en termes d’information et de communication.

§ 2 – Usage privé
Lorsqu’il concerne la sphère privée, l’usage d’Internet, de courriels et de médias sociaux doit se limiter à un minimum et devrait en principe intervenir uniquement durant les pauses. L’envoi et la réception de courriels privés via le compte messagerie de l’organisation est autorisé. De tels courriels doivent être déposés dans un dossier spécifié „privé“. La sauvegarde automatique (backup) des courriels de collaboratrices ou collaborateurs intégrera également les courriels privés. Pour ce type de messages, l’utilisation d’une messagerie Internet cryptée est recommandée.

§ 3 – Illégalité
Les courriels, pages Internet et autres publications sur la toile qui présentent des contenus racistes, pornographiques, sexistes, incitant à la violence, ou qui d’une façon ou d’une autre sont illicites, ne doivent être ni consommés, ni téléchargés ou propagés. D’une manière générale, il importe de s’abstenir de tout acte punissable selon le code pénal suisse.

§ 4 – Confidentialité
Les informations confidentielles ne doivent pas être mentionnées en ligne, autrement dit ni sur Internet, ni sur des réseaux sociaux, des courriels non cryptés ou autres moyens de communication non cryptés.

§ 5 – Respect
Tous les collaborateurs et collaboratrices de l’organisation se montrent en tout temps respectueux envers leurs interlocuteurs. Ce principe s’applique également lorsqu’ils s’expriment éventuellement au sujet de personnes telles que des amis, collègues de travail, clients, partenaires, concurrents, critiques, entre autres, mais aussi sur l’organisation en tant que telle.

§ 6 – Sauvegarde des données de l’entreprise
Il est interdit de sauvegarder des données de l’organisation hors de la structure informatique prévue à cet effet. Ceci signifie que les plates-formes et outils de collaboration non expressément autorisés sont interdits.

§ 7 – Communication d’entreprise
La communication d’organisation ne peut avoir lieu qu’au travers de l’infrastructure explicitement prévue. Dans la mesure où elle n’est pas formellement autorisée, la communication d’organisation via des médias sociaux est interdite.

§ 8 – Médias sociaux en général
La présence en ligne des collaboratrices et collaborateurs influe aussi sur l’image de l’organisation. Cette dernière salue en principe les activités en ligne de ses collaboratrices et collaborateurs dans les médias sociaux. Pour des raisons de sécurité et d’image, une réglementation de l’utilisation de ces canaux est toutefois indiquée. Afin de sensibiliser ses collaboratrices et collaborateurs à ces questions, l’organisation règle entre autres dans les deux paragraphes suivants les exigences minimales pour la création des profils de collaboratrices et collaborateurs sur les réseaux professionnels, et émet des recommandations relatives à l’usage de médias sociaux privés.

Dans le cadre des réseaux sociaux aussi, les collaboratrices et collaborateurs ont conscience des obligations professionnelles qui sont les leurs en vertu des art. 321 à 321e du code des obligations, et en particulier de la notion d’infractions contre l’honneur selon les art. 173 à 178 du code pénal suisse. Il importe donc de s’abstenir par exemple d’affirmations inexactes concernant la position personnelle ou d’affirmations erronées portant préjudice à la réputation de l’entreprise ou des membres de cette dernière. Une infraction peut entraîner des conséquences relevant du droit du travail ou, respectivement, du droit pénal.

§ 9 – Médias sociaux: réseaux professionnels, blogs professionnels, etc.
L’organisation salue expressément la publication de profils de ses collaboratrices et collaborateurs sur les réseaux professionnels tels que Xing ou LinkedIN. Elle ne souhaite, ni ne doit donner ici des directives sur la façon de concevoir un profil. Elle conseille cependant à ses collaboratrices et collaborateurs de prévoir certaines modalités minimales. Dans l’idéal, le profil inclut ainsi d’emblée la désignation correcte de la position occupée, section/spécialité ou autre spécification incluse, de façon que le domaine de compétences exercé apparaisse en toute transparence. Ensuite il est recommandé de joindre une bonne photo portrait personnelle, ainsi qu’un lien vers le site Internet de l’organisation. Les collaboratrices et collaborateurs contribuent ainsi à une communication claire et ouverte de l’entreprise dans les réseaux sociaux professionnels également.

§ 10 – Médias sociaux: réseaux privés, blogs, etc.
Au sens de l’organisation, il est souhaitable que dans des blogs personnels ou des articles et profils publiés sur des réseaux sociaux tels que Facebook, les circonstances montrent clairement que la personne privée exprime sa propre opinion. Dans la mesure où les circonstances ne permettent pas de reconnaître d’emblée qu’il s’agit d’appréciations personnelles, il est recommandé aux collaboratrices et collaborateurs d’ajouter une note indiquant que les propos énoncés représentent l’avis de l’auteur et non pas le point de vue de l’organisation.

[Hier könnte, falls wirklich nötig, ein Paragraph mit spezifischen Verhaltensregeln bei Online-Aktivitäten mit explizitem Bezug zur Organisation angebracht werden.]

[Möchte der Arbeitgeber sichergehen, dass ein Konto eines Sozialen Netzwerks, welches der Arbeitnehmer zu hauptsächlich beruflichen Zwecken führt, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber übertragen wird, ist zu empfehlen, dies im Arbeitsvertrag zu regeln.]

§ 11 – Mesures de surveillance
Afin d’empêcher des abus et des dommages techniques, l’organisation peut instaurer des mesures techniques de protection (MTP, p. ex. blocage de certains sites Internet, ou installation de logiciels antivirus). La surveillance technique anonyme du trafic Internet est également autorisée. Si malgré l’application de MTP, des motifs sérieux laissent suspecter des manquements au présent règlement, l’entreprise peut procéder à une surveillance relative aux personnes et à une analyse de la journalisation de l’utilisation d’Internet et des courriels. L’utilisation de programmes espions est interdite. Le préposé à la protection des données de l’organisation est compétent en matière de contrôles et d’évaluation des mesures de surveillance. [Die Überwachungsmassnahmen und Missbrauchskonsequenzen müssen allenfalls in einem separaten Reglement detaillierter geregelt werden.]

§ 12 – Conséquences d’un abus
S’il est prouvé que l’abus a été commis par un collaborateur ou une collaboratrice, l’organisation prend contre la personne fautive des sanctions relevant du droit du travail. Ces sanctions peuvent consister par exemple en un avertissement, un blocage de l’accès à Internet, ou une créance résultant du préjudice subi. En cas d’abus réitéré malgré un avertissement, ou à la suite d’une infraction pénale, la personne fautive peut être licenciée. Dans des cas spécialement lourds, le congédiement sans préavis est également possible.

Pour des questions ou des demandes de précision concernant la protection des données et la sphère privée dans les médias sociaux, les collaboratrices et collaborateurs peuvent en tout temps s’adresser à leurs supérieurs ou aux responsables de la communication de l’entreprise.

[Hier müsste ein Hinweis angebracht werden, wie sich dieses Nutzungsreglement zu anderen Reglementen, Weisungen und insb. dem Arbeitsvertrag stellt. Was gilt, wenn in einem anderen Dokument eine davon abweichende Regel formuliert ist.]